1.) A HELYSZÍN JÓ MEGKÖZELÍTHETŐSÉGE

Az optimális rendezvényhelyszín olyan távolságra helyezkedik el várostól vagy a vállalat központjától, hogy az utazás ne a konferencia értékes idejéből vesszen el, ám mégis a megszokottól eltérő környezetbe kerülhessenek a résztvevők, hogy a napi rutint maguk mögött hagyhassák. Optimális esetben autópályán vagy autóúton maximum: 1 óra távolság javasolt. A kiváló parkolási lehetőség követelmény. GPS koordináták megadása javasolt.

2.) VÁLTOZATOS RENDEZVÉNYTEREM KÍNÁLAT MÉRET ÉS MENNYISÉG SZEMPONTJÁBÓL

Ez által lehetővé válnak kisebb létszámú csoport-munka, vagy akár szekcióülések is. Kisebb létszámban könnyebben aktivizálhatók a részvevők, és gyorsabban érhető el jó eredmény. A helyesen megválasztott terem méret költséghatékony és a rendezvény alaphangulatát is megadja.

3.) ZÁRHATÓ RENDEZVÉNYTERMEK ÉJSZAKÁRA ÉS SZÜNETEKRE

Fontos, hogy a résztvevők nyugodtan otthagyhatják a jegyzeteiket, irataikat, holmijukat a rendezvények szüneteiben vagy akár éjszaka is, és a tulajdonukat képező tárgyakat biztonságban tudhatják a rendezvény teljes időtartama alatt.

4.) A RENDEZVÉNY SZÍNVONALÁT TÁMOGATÓ MŰSZAKI ÉS TECHNIKAI FELSZERELTSÉG

  • Egymástól megfelelő távolságra elhelyezett ergonomikus kialakítású, kényelmes székek és kényelmes magasságú asztalok, melyek megfelelő komfortérzetet biztosítanak az előadások során.

  • Optimális világítás. Az egész napos rendezvények helyszíne megköveteli a természetes fényeket is. Ezzel jobban ébren tartható a figyelem is. Azonban a terem sötétíthető is legyen, hiszen a vetítés, az erős napsugárzás, megköveteli ezt.

  • A vetítővászon, a projektor, a flipchart és a notebook már elengedhetetlen az előadók számára a prezentáláshoz.

  • Legyen a terem légkondicionált, hogy nyáron se csökkentse a teljesítményt a hőség. A legjobb az, és sok hotelben kérhető, hogy legyen a terem külön, egyedileg szabályozható hűtési rendszerrel felszerelt.

  • Jól jöhet a csoportmunkához, ha a korábbi jegyzeteket – a fipchart táblák feliratait – kiragaszthatják jól látható helyre a résztvevők, a terem falaira. Kérdezzen rá bátran, hogy ehhez a hotelben van-e lehetősége. Megkönnyíti az együttgondolkodást, ha folyamatosan szem előtt maradhat a korábbi jegyzet.

5.) A RENDEZVÉNYT TÁMOGATÓ EGYÉB SZOLGÁLTATÁSOK

  • Fontos, hogy első nap a konferencia már akár a korai órákban elkezdődhessen és az utolsó nap minden percét tartalmasan tölthessék a résztvevők.

  • Bőséges és egészséges a reggeli, hogy energiát adhasson.

  • A szünetekben ásványvíz, édes és sós sütik, kávé és tea szolgálják legtöbbször a vendégek komfortérzetét, és támogatják a beszélgetéseket. Ám a hagyományos kávészünetek kínálatában már megjelent a gyümölcsök, zöldséges mártogatósok, exkluzív szendvicsek széleskörű kínálata is. Az exkluzív kávészünet választásával emelheti a konferencia színvonalát.

  • Az ebéd és vacsora is több fogásos, kiadós, és egészséges legyen.

  • A vezetők, a trénerek, vagy a csoport egyes tagjai számára vip szobák, prémium kategóriás elhelyezés biztosítása, hiszen nekik készülniük kell a konferencia egyes napjaira, előadásaikkal, prezentációikkal.

  • A wellness részleg is támogassa a konferencia-ügyfeleket. Legyen a nyitva tartása olyan rugalmas, hogy azzal az egész napos szellemi tevékenységben igénybe vett résztvevőket is kiszolgálhassa.

6.) ÜZLETI EXTRÁK

A  hotel „business centert”biztosít a rendezvény idejére, vagyis: internet-elérést – WIFI-t, telefonálási, faxolási, printelési lehetőséget, CD-t és  DVD-t, igény esetén titkári tevékenységet.
A hotel extra szolgáltatása a profi konferencia-segédlet,, technikai kezelő személyzettel, akire a rendezvény teljes ideje alatt számíthat, aki segíti a rendezvényt technikailag is és támogatja szervezésileg is a közben fellépő igényeket.