Szakmai programok

Kongresszus

Egy politikai, szakmai, kulturális, vallási stb. csoport több száz vagy akár ezer képviselőjének rendszeres találkozási formája. Csak a szervezet tagjai vehetnek részt rajta. Gyakran egy téma megvitatására hívják össze, meghatározott gyakorisággal rendezik, általában egyetlen téma megvitatására hívják össze. A nemzetközi kongresszusok zömében igen formálisak, általában évente üléseznek.

 

Meeting

A legáltalánosabb elnevezés, tulajdonképpen minden közepes nagyságú összejövetelt érthetjük rajta. A kisebb elnökség és a hallgatóság egymással szemben ül. A rendezvény témáihoz jelentkezés alapján lehet hozzászólni.

Típusai:

  • Corporate meeting

    Testületi ülések általában alacsonyabb a létszám, mint egy konferencián, maximum 50 fô. Mivel közös a munkanyelv, nincs szükség tolmácsra. A résztvevők általában magas szintű vezetők, ezért őket VIP bánásmódban részesítjük. A feszített munkatempó miatt, szabadidős programokat is kell szerveznünk. Ahhoz, hogy a résztvevők a munkára tudjanak koncentrálni az intenzív időkihasználtság miatt gyakran városon kívül, csendesebb vidéki helyen, ingerszegény környezetben szervezik meg a rendezvényt. A vendégek biztonságára nagyobb gondot kell fordítani.

  • Executive meeting

    Igazgatói, elnöki, vezetői meeting. Általában kisebb létszámú, exkluzív helyszínen megrendezett zárt ülés, ahol elsősorban stratégiai, financiális témák kerülnek megvitatásra.

Egy hatékony meeting alapja az alapos felkészülés.. A meetingen résztvevők aktivitása fokozható, ha előzőleg konkrét felkészülési feladatot adunk ki. Végig kell gondolnunk azt is, milyen módszerek révén kívánjuk elérni a megbeszélés célját (milyen kérdéseket teszünk fel, hogyan gyűjtsünk ötleteket, mi lesz a megszólalások rendje, milyen ellenállásra, érdekkülönbségekre lehet számítani).

A meetingen először a célt, napirendet és a szabályokat ismertetjük, majd az elvárásokat próbáljuk feltárni, közös nevezőre hozni. Ezután a témák, hozzászólások, döntések, akciók, felelősök és határidők kijelölése következik. Megbeszélés után összegezzük az elhangzottakat, a jegyzőkönyvet pedig elküldjük minden résztvevőnek.

A meetingek klasszikus szereplője az elnök (a meeting összehívója), a moderátor (levezeti az értekezletet, felel a folyamatért), a jegyzőkönyvvezető (rögzíti az elhangzottakat) és az előadók (szakértők). Egy ideális megbeszélésen a négy szerepet más-más ember tölti be. Szinte lehetetlen ugyanis egyszerre például szakértőként vagy moderátorként megnyilatkozni, emellett a résztvevők számára sem világos, hogy éppen milyen szerepből szólalunk meg. (Moderátorként függetlenek vagyunk, szakértőként viszont saját érdekeink képviselete is számít.)

Az értekezleteken születő döntéseket négyféle módon hozhatjuk meg. Egyéni döntés esetén a résztvevők tudomásul veszik a vezető döntését. A konzultatív döntés olyan vezetői döntés, melynek során a vezető figyelembe veszi a szakértők véleményét és iránymutatását, de döntést ő maga hoz. Konszenzusos döntésnél a döntés kimenetével mindenki azonosul, így mindenki jól jár. Hátránya, hogy általában nagyon időigényes folyamat, szemben a demokratikus döntéssel, ahol a többség akarata számít. A két utóbbinál közös a felelősségvállalás is, előbbieknél a felelősség egyedül a vezetőé. Utóbbiak közül – a közvélekedéssel ellentétben – legkevésbé hatékony a demokratikus döntési forma.

Az értekezletek témájuk szerint is csoportosíthatók. Léteznek projekt értekezletek, ahol ideálisan az adott megbízatáshoz szükséges szakértők vannak jelen. Ők megvitatva egy témát, döntéseket készítenek elő, vagy terveket készítenek.

Vannak rendszeres megbeszélések, ahol nem egyenrangú szakértők, hanem a szervezeti hierarchia minden szintje képviseli magát, itt cserélnek információt, értékelnek teljesítményeket, hoznak döntéseket.

A vizuális megjelenítés az értekezlet vezetőjének nélkülözhetetlen segédeszköze, hiszen egy új érzékszervünket kapcsolja be a kommunikációba, ami a figyelem szintjének és az információ-feldolgozás hatékonyságának jelentős emelkedésével jár. Nagy előnye, hogy az értekezleten történtek mindenki számára követhetővé válnak, csökken az információk félreérthetősége is. Ezért mindenképpen használjunk legalább egy táblát, amelyen a résztvevői gondolatokat, ötleteket összegezzük. . Fontos, hogy az értekezlet vezetője ügyeljen az egyenlő arányú megszólalásokra, és hogy megszólalásaival mindig az egész csoport érdekét nézze. Értekezletet csak akkor hívjunk össze, ha ez a legjobb fórum arra, hogy egy célunkat elérjük, ellenkező esetben csak felesleges költség és idő jár vele. 

 

Corporate Meeting – Testületi Vállalati Ülés

Általában alacsonyabb a létszám, mint egy konferencián, maximum 50 fô. Mivel közös a munkanyelv, nincs szükség tolmácsra. A résztvevők általában magas szintű vezetők, ezért őket VIP bánásmódban részesítjük. A feszített munkatempó miatt, szabadidős programokat is kell szerveznünk. Ahhoz, hogy a résztvevők a munkára tudjanak koncentrálni az intenzív idő kihasználtság miatt gyakran városon kívül, csendesebb vidéki helyen, ingerszegény környezetben szervezik meg a rendezvényt. A vendégek biztonságára nagyobb gondot kell fordítani.

  • Vállalati közgyűlések, termékbemutatók, szemináriumok, továbbképzések, tréningek
  • Számuk nem mért, jelentőségük egyre nagyobb
  • Kis létszámú rendezvények, kevesebb szekciótermet vesznek igénybe
  • Zártkörű tanácskozások
  • Nagy hangsúly a kiegészítő programokon
  • Kisebb létszámú összejöveteleket évente többször is megrendezhetik 

 

Workshop

Elsősorban tapasztalatcserére, másodsorban ismeretek megosztására szolgáló találkozó. Interaktív jellegéből fakadóan intenzív véleménycserét tesz lehetővé a résztvevők számára. A workshop az adott témára létrehozott munkacsoportban zajlik és tevékenysége egy adott kérdés vagy probléma interaktív elemzésére és megoldási javaslatok kidolgozására irányul többnyire kreatív technikák segítségével.

Az alábbi témákra szakosodott workshop típusok ismertek

  • problémamegoldó
  • konfliktuskezelő
  • döntés előkészítő
  • koncepcióalkotó
  • jövőkép kidolgozó, stb.

A workshop főbb lépései:

  • előkészítő, információgyűjtő fázis
  • célmeghatározó fázis
  • javaslatok kidolgozása
  • elemzése, összesítése
  • megoldási javaslat
  • az eredmények prezentációja, megvitatása, értékelése, döntés

 

Fórum-Szimpózium

Fórum: Közérdekű témák megtárgyalására tartott összejövetel, amelyen különböző álláspontú szakértők nyilvános vitát folytatnak és a hallgatóság kérdéseire válaszolnak.

Szimpózium: Szűkebb körű többnyire nemzetközi tudományos konferencia, tanácskozás egy megszabott témáról, kutatási területről. Hallgatóság előtt szakértők rövid (10-20 perces) előadásokat tartanak adott témáról: a hallgatóság a fórumnál kisebb mértékben vesz részt a vitában.

 

Ankét

Tanácskozás, vitaülés, értekezlet. Egy bizonyos téma megvitatására összehívott gyűlés, mely a kongresszusnál kisebb létszámú. Tanácskozás, értekezlet, vitaülés, amely vitaindító előadással és hozzászólásokkal tarkított. Hozzávalói a terem, előadó és a résztvevők. Kapcsolódhat hozzá vendéglátás: kávé szünet, ebédszünet.

 

Jubileumi Ünnepség

Kerek évfordulókon rendezett ünnepség.

 

Buzz Session

Vitával egybekötött összejövetel egy vagy két előadó részvételével. A vitában résztvevőket több kisebb csoportra osztják.