1.) A HELYSZÍN JÓ MEGKÖZELÍTHETŐSÉGE:
A helyszínválasztásnál fontos, hogy ne a konferencia értékes idejéből vesszen el idő az utazásra, de mégis legyen elég távol a nagyvárostól ahhoz, hogy kiszakadhassanak a résztvevők a napi rutinból.

2.) OPTIMÁLIS MENNYISÉGŰ ÉS MÉRETŰ RENDEZVÉNYTEREM:
Ez által lehetővé válnak kisebb létszámú csoport-munka, vagy akár szekcióülések is. Kisebb létszámban könnyebben aktivizálhatók a részvevők, és gyorsabban érhető el jó eredmény.

3.) ZÁRHATÓ RENDEZVÉNY TERMEK (ÉJSZAKÁRA ÉS HOSSZABB SZÜNETEKRE):
Ahol a résztvevők nyugodtan otthagyhatják a jegyzeteiket, irataikat, holmijukat a rendezvények szüneteiben vagy akár éjszaka is, és a tulajdonukat képező tárgyaka  biztonságban tudhatják a rendezvény teljes időtartama alatt.

4.) KORSZERŰ, 21. SZÁZADI KÖVETELMÉNYEKNEK MEGFELELŐ KIVÁLÓ MINŐSÉGŰ TECHNIKAI FELSZERELTSÉG:

  • Ergonomikus kialakítású, kényelmes székek és asztalok, melyek megfelelő komfortérzetet biztosítanak az előadások során.
  • Optimális világítás. Az egész napos helyszín megköveteli a természetes fényeket is. Ezzel jobban ébren tartható a figyelem is. Azonban a terem sötétíthető is legyen, hiszen a vetítés megköveteli ezt.
  • A vetítővászon, a projektor, a flipchart és a notebook már elengedhetetlen az előadók számára a prezentáláshoz.
  •  Legyen a terem légkondicionált, hogy nyáron se csökkentse a teljesítményt a hőség. A legjobb az, és sok hotelben kérhető, hogy legyen a terem külön, egyedileg szabályozható hűtési rendszerrel felszerelt.
  • Jól jöhet a csoportmunkához, ha a korábbi jegyzeteket – a fipchart táblák feliratait – kiragaszthatják jól látható helyre a résztvevők, a terem falaira. Kérdezzen rá bátran, hogy ehhez a hotelben van-e lehetősége. Megkönnyíti az együttgondolkodást, ha folyamatosan szem előtt maradhat a korábbi jegyzet

5.) A RENDEZVÉNYEKET TÁMOGATÓ EGYÉB SZOLGÁLTATÁSOK:

  • Fontos a hogy első nap a konferencia már akár a korai órákban elkezdődhessen és az utolsó nap minden percét tartalmasan tölthessék a résztvevők
  • Bőséges és egészséges a reggeli, hogy energiát adhasson.
  • A szünetekben ásványvíz, édes és sós sütik, kávé és tea szolgálják legtöbbször a vendégek komfortérzetét, és támogatják a beszélgetéseket. Ám a hagyományos kávészünetek kínálatában már megjelent a gyümölcsök, zöldséges mártogatósok, exkluzív szendvicsek széleskörű kínálata is.
  • Az ebéd és vacsora is több fogásos, kiadós, és egészséges legyen.
  • A vezetők, a trénerek, vagy a csoport egyes tagjai számára vip szobák, prémium kategóriás elhelyezés biztosítása, hiszen nekik készülniük kell a konferencia egyes napjaira, előadásaikkal, prezentációikkal.
  • A wellness részleg is támogassa a konferencia-ügyfeleket. Legyen a nyitva tartása olyan rugalmas, hogy azzal az egész napos szellemi tevékenységben igénybe vett résztvevőket is kiszolgálhassa.

6.) ÜZLETI EXTRÁK:

  • A  hotel elkülönített használattal biztosít„business centert”, vagyis: internet-elérést – WIFI-t, telefonálási, faxolási, printelési lehetőséget, esetleg névkitűzőket, CD-t vagy DVD-t
  • A hotel extra szolgáltatása a profi konferencia-segítséget, technikai kezelő személyzettel, akire a rendezvény számíthat, aki segíti a rendezvényt technikailag is és támogatja szervezésileg is a közben fellépő igényeket.